متى يكون PDF أفضل من جدول البيانات
قوائم الأسعار وكشوف الرواتب وكشوف الحسابات وجداول الدوام وعروض الأسعار تُعدّ غالبًا في إكسل، لكنها تُرسل إلى أشخاص يحتاجون إلى قراءتها فقط. يعرض ملف PDF الأرقام كما نسّقتها تمامًا، ويخفي المعادلات، ولا يمكن تعديله بالخطأ. ويستطيع العميل فتحه على جواله دون أي تطبيق، وتقبله البوابات التي ترفض ملفات XLSX. فإذا كان على الطرف الآخر أن يعدّل، أرسل ملف إكسل، وإذا كان عليه أن يقرأ أو يوقّع أو يؤرشف، أرسل PDF.
كل الأعمدة في الصفحة
جدول البيانات لا صفحات له حتى يُطبع، وإذا طُبع كما هو فإن الورقة العريضة تدفع أعمدتها الأخيرة إلى صفحات إضافية، فينقسم الصف الواحد على ورقتين أو ثلاث. وهذه أكثر شكوى شيوعًا من تحويل إكسل إلى PDF في كل مكان. يتجنب هذا المحوِّل ذلك: تُصغَّر كل ورقة بحيث تتسع كل أعمدتها لعرض الصفحة، وإذا كانت الورقة أعرض من الصفحة العمودية تُجعل أفقية أولًا حتى يبقى النص أكبر ما يمكن. لا تُقطع الصفوف أبدًا، بل تكمل الورقة الطويلة في الصفحة التالية. وإذا حددت بنفسك نسبة تغيير حجم الطباعة في إكسل، يحتفظ المحوِّل بها. تُتجاهل الأوراق المخفية، ولا تظهر خطوط الشبكة إلا إذا فعّلت طباعتها.
كيف يتم التحويل
يفتح برنامج ليبر أوفيس كالك (LibreOffice Calc) مصنفك على خادمنا الخاص ويطبعه إلى PDF. تظهر القيم بالتنسيق الذي اخترته، بما في ذلك رموز العملات مثل الدرهم والريال، والتواريخ والنسب المئوية والنص العربي. وتُضمَّن المخططات والصور. أما المعادلات فتظهر نتائجها كما حُفظت آخر مرة، ولا تظهر المعادلات نفسها في PDF أبدًا. وتقابل خطوطَ مثل Calibri وArial خطوطٌ مفتوحة بالعرض نفسه، فتحافظ الأعمدة على مقاساتها.
مصنفك والحد اليومي
لا يستطيع المتصفح فتح ملفات XLSX مع معادلاتها وإعدادات طباعتها كما هي، لذلك ينتقل المصنف عبر اتصال مشفّر إلى خادمنا الذي يشغّل LibreOffice Calc. كشوف الرواتب وكشوف الحسابات بيانات حساسة، ولهذا يبقى الملف في ذاكرة مؤقتة فقط، ويُمسح لحظة إرجاع ملف PDF، ولا يُسجَّل اسمه. يصل حجم المصنف إلى 20 ميغابايت، وكل تحويل ناجح يُحسب من 20 تحويلًا مجانيًا يوميًا مشتركة مع أدوات وورد وباوربوينت وتحويل PDF إلى وورد. أزل كلمة مرور المصنف أولًا؛ لا تُنفَّذ وحدات ماكرو VBA ولا تُحدَّث روابط البيانات الخارجية.