فيمَ تُستخدم الفاتورة المبدئية
تنتشر الفواتير المبدئية في التجارة أكثر من غيرها. فالمشتري في الخارج يحتاجها غالبًا لترتيب الدفع قبل الشحن، أو للتقدم بطلب رخصة استيراد أو اعتماد مستندي لدى بنكه، أو للحصول على تقييم جمركي مسبق. وداخل الإمارات تُستخدم لطلب دفعة مقدمة أو عربون، أو لاعتماد أمر شراء لدى الإدارة المالية للمشتري، أو لإثبات قيمة الصفقة أمام بنك أو سلطة منطقة حرة. وفي كل حالة تعرض الفاتورة المبدئية الشروط التجارية كاملة: ما الذي يُباع، وبأي سعر، وبأي عملة، وحتى متى يسري العرض.
الفاتورة المبدئية والفاتورة الضريبية
الفاتورة المبدئية ليست مطالبة بالدفع بالمعنى المحاسبي، وليست فاتورة ضريبية. فهي لا تُسجّل بيعًا في دفاترك، ولا يستطيع عميلك استخدامها لاسترداد ضريبة المدخلات. وعند حدوث التوريد فعليًا أو استلام دفعة، تُصدر فاتورة ضريبية صحيحة. ولهذا تحمل كل فاتورة مبدئية من هذا المنشئ عنوان "فاتورة مبدئية" وملاحظة مطبوعة بأنها ليست فاتورة ضريبية، حتى لو أدخلت رقم تسجيلك الضريبي.
ما الذي تتضمنه الفاتورة المبدئية
اذكر اسم نشاطك الكامل وعنوانه، واسم المشتري وعنوانه، ورقمًا وتاريخًا فريدين للفاتورة المبدئية، ووصفًا واضحًا لكل بند مع الكمية وسعر الوحدة، والعملة، وأي ضريبة ستُفرض، والإجمالي، ومدة صلاحية الأسعار. وفي حالة التصدير أضف شروط الدفع وشروط التسليم مثل مصطلحات إنكوترمز، وبيانات الحساب البنكي للدفعة المقدمة في خانة الملاحظات. فمدة الصلاحية القصيرة تحميك من تغيّر الأسعار وأسعار الصرف.