جدول تذكير معقول
كثير من المنشآت ترسل التذكير الودّي قبل تاريخ الاستحقاق بأيام أو بعده مباشرة، ثم التذكير الثاني بعد أسبوع إلى أسبوعين، ثم الإشعار الأخير حين لا يصل رد على الثاني. احتفظ بنسخة من كل خطاب وتاريخ إرساله. وإن ردّ العميل بسؤال عن الفاتورة فعالجه أولًا؛ فالتذكير بفاتورة متنازع عليها نادرًا ما يفيد.
- الودّي: قرب تاريخ الاستحقاق
- الثاني: بعد الاستحقاق بأسبوع إلى أسبوعين مع موعد للسداد
- الأخير: بعد بقاء التذكير الثاني دون رد
- كشف الحساب: أرفقه حين تكون هناك عدة فواتير مفتوحة
اختر النبرة المناسبة
الخطاب الودّي يفترض السهو ويشكر العميل إن كان قد سدد. والخطاب الثاني يعرض الوقائع ويطلب السداد خلال عدد محدد من الأيام. والإشعار الأخير يذكر أنك قد تتخذ خطوات أخرى، لكن فقط ما يسمح به عقدك والقانون. ولا تهدد بشيء لن تفعله أو لا تستطيعه، واجعل الخطاب عن الفاتورة لا عن الشخص.
ما الذي تذكره
يحتاج فريق الحسابات لدى العميل إلى العثور على الفاتورة بسرعة، فاذكر رقمها وتاريخها ومبلغها وتاريخ استحقاقها كما في الفاتورة تمامًا. وضع بياناتك المصرفية أو رابط الدفع في خانة بيانات الدفع، واطلب من العميل استخدام رقم الفاتورة مرجعًا للدفعة لتسهل مطابقتها.