كيف يعمل الرصيد المتحرك
يبدأ الكشف من الرصيد الافتتاحي. كل فاتورة أو إشعار مدين قيدٌ مدين يزيد ما على العميل، وكل دفعة أو إشعار دائن قيدٌ دائن يُنقصه. ويُظهر عمود الرصيد الوضع بعد كل سطر، وآخر رقم هو الرصيد المستحق. وإن دفع العميل أكثر مما عليه، يُظهر الكشف رصيدًا دائنًا لصالحه بدلًا من ذلك.
- عمود المدين: الفواتير والإشعارات المدينة
- عمود الدائن: الدفعات المستلمة والإشعارات الدائنة
- عمود الرصيد: المجموع المتحرك بعد كل سطر
- السطر الأخير: الرصيد المستحق أو الرصيد الدائن
متى ترسل كشف الحساب
ترسل معظم المنشآت الكشوف مرة كل شهر، في آخر الشهر أو في الأيام الأولى من الشهر التالي. والكشف مفيد أيضًا قبل متابعة دفعة متأخرة، لأنه يُري العميل بدقة الفواتير التي ما زالت مفتوحة. وتطلب الملاحظة المطبوعة من العميل مطابقة الكشف مع سجلاته والإبلاغ عن أي فرق خلال 14 يومًا؛ فعدّلها في الملاحظات إن كانت شروطك مختلفة.
كشف الحساب والفاتورة
الفاتورة تطالب بقيمة عملية بيع واحدة. أما الكشف فيلخّص فواتير ودفعات كثيرة، وليس مستندًا ضريبيًا، فلا يغني عن الفاتورة الضريبية حيث يشترطها القانون. ولفاتورة واحدة غير مسددة، يكون خطاب التذكير بالسداد في هذا الموقع غالبًا الخطوة الأولى الأنسب.