ما يجب أن يتضمنه أمر الشراء
أمر الشراء الجيد يجيب عن كل سؤال قد يطرحه المورّد أو المستودع أو المحاسب لاحقًا. واكتب وصف كل بند كما ورد في عرض سعر المورّد حتى تتطابق المستندات بندًا ببند.
- اسم منشأتك وعنوانها ورقمها الضريبي إن وجد
- اسم المورّد وعنوانه
- رقم أمر شراء فريد والتاريخ
- كل بند بكميته وسعر الوحدة وإجمالي السطر
- الضريبة والإجمالي والعملة
- تاريخ التسليم وعنوانه، وشروط الدفع في الملاحظات
- من أعدّ الأمر ومن اعتمده
أمر الشراء وعرض السعر وسند التسليم والفاتورة
تتتابع هذه المستندات: يرسل المورّد عرض سعر، فترد بأمر شراء، ثم تصل البضاعة مع سند تسليم يوقّعه المستلم، ثم يصدر المورّد فاتورة تذكر رقم أمر الشراء. ومطابقة أمر الشراء وسند التسليم الموقّع والفاتورة قبل الدفع أبسط طريقة لتجنب دفع ثمن بضاعة لم تصل أو حُسبت بسعر خاطئ.
نصائح للمنشآت الصغيرة
استخدم تسلسلًا واحدًا لكل أوامر الشراء، مثل PO-0001 ثم PO-0002، ولا تكرر رقمًا أبدًا. واطلب من المورّدين ذكر رقم أمر الشراء في فواتيرهم. واكتب شروط الدفع، مثل الدفع بعد 30 يومًا من التسليم، في الملاحظات. وإذا كانت الأسعار شاملة الضريبة فاذكر ذلك. واحفظ الملف مع سند التسليم الموقّع والفاتورة، فهي معًا تثبت ما طُلب وما استُلم وما دُفع.