أي نوع من الأختام تحتاج؟
الختم الدائري الذي يحمل اسم الشركة منحنيًا في الأعلى والمدينة في الأسفل هو ختم الشركة المعتاد على الفواتير وإشعارات التسليم والخطابات في الخليج، ويضيف قالب الحلقة الداخلية اسم القسم أو الفرع على منحنى ثانٍ، أما قالب الختم بالشعار فيترك الوسط لشعارك أنت داخل حافة مسنّنة. ويناسب المستطيل أو المربع عنوان المراسلة أو اسم القسم أو الاسم والمسمى الوظيفي تحت التوقيع، وتصلح الشارة السداسية لمتجر أو نادٍ أو علامة فحص الجودة. وتبيّن أختام الحالة ما جرى للمستند: «تم الاستلام» مع التاريخ على البريد الوارد، و«مدفوع» على الفاتورة المسددة، و«تمت الموافقة» أو «مرفوض» على الطلبات، و«تم التدقيق» في المستودع، و«مسودة» أو «نسخة» أو «الأصل» على النسخ، و«لاغٍ» على شيك أو إيصال ملغى، و«سري» أو «عاجل» على الأوراق الداخلية. ويمكن تغيير كل كلمة في كل قالب.
ختم شركة برقم التسجيل الضريبي أو السجل التجاري
تطبع شركات كثيرة في الإمارات والسعودية رقمها الضريبي أو رقم سجلها على الختم، ليظهر في مكان واحد على الفاتورة الضريبية أو عرض السعر. اختر قالب «شركة مع الرقم الضريبي أو السجل»، أو اختر عنوانًا من «رقم التسجيل» في أي قالب: رقم التسجيل الضريبي (TRN) أو الرقم الضريبي (VAT) أو السجل التجاري (س.ت) أو رقم الرخصة التجارية. يُكتب العنوان بلغة الختم، أما الرقم فهو ما تكتبه أنت فقط، فنحن لا نملأ أي رقم ولا نبحث عنه ولا نتحقق منه. وإذا تركت الرقم فارغًا يظهر العنوان مع سطر تكتب عليه الرقم بيدك. راجع الأرقام مع شهادتك قبل استخدام الختم على الفواتير.
التوقيع والتاريخ وسطور الكتابة
يضع قالب «التوقيع والتاريخ» اسم شركتك فوق سطرين للكتابة، «التوقيع:» و«التاريخ:»، فيترك الختم المطبوع مكانًا للتوقيع بالقلم ويوم التوقيع. ويمكن إضافة سطر كتابة إلى أي سطر في أي قالب: فعّل «سطر للكتابة باليد» فيصبح باقي السطر خطًا، على اليسار في العربية وعلى اليمين في الإنجليزية. وإذا أردت تاريخًا مطبوعًا ففعّل «إضافة تاريخ»، فيُملأ تاريخ اليوم تلقائيًا من جهازك بإحدى خمس صيغ، ويمكن أن تستخدم الأختام العربية أسماء الأشهر المتداولة في الخليج. ولإضافة توقيع مرسوم إلى ملف PDF أيضًا استخدم:
وضع الختم على ملف PDF
اضغط «إضافته إلى ملف PDF» واختر الملف، فيظهر الختم على الصفحة المعروضة. اسحبه إلى مكانه، واسحب الزاوية الخضراء لتغيير حجمه، وانتقل بالأسهم إلى صفحة أخرى واضغط «إضافة ختم» لوضع نسخة منه هناك أيضًا. وعند التنزيل يُكتب الختم في ملف PDF صورةً شفافة بجودة الطباعة ويبقى باقي الملف كما هو. وتستخدم هذه الخطوة محرر PDF نفسه، فيمكنك أيضًا إضافة نص أو علامة صح قبل الحفظ. ولوضع علامة على كل الصفحات دفعة واحدة:
إضافة الختم إلى مستند Word
أسرع طريقة هي زر «ملف Word»: ينزّل ملف DOCX فيه الختم بمقاسه الحقيقي بالمليمتر وبوضع «أمام النص»، فتسحبه مباشرة إلى سطر التوقيع أو تنسخه إلى مستندك. ولإدراج صورة PNG بنفسك:
- نزّل صورة PNG. يحفظ الملف مقاس الطباعة، فيُدرجه Word بالمقاس الذي اخترته وليس صورة ضخمة.
- في Word انقر حيث تريد الختم، ثم اختر إدراج ثم صور ثم هذا الجهاز (على Mac: إدراج ثم صور ثم صورة من ملف) واختر ملف PNG.
- مع تحديد الصورة افتح التفاف النص (زر خيارات التخطيط بجوار الصورة) واختر أمام النص، لتتمكن من سحب الختم فوق سطر التوقيع أو الجدول.
- اسحب مقبض الزاوية وليس مقبض الجانب لتغيير الحجم دون تمدد. وتسمح الخلفية الشفافة بظهور الأسطر والنص تحت الختم كأنه حبر حقيقي.
- في مستندات Google اختر إدراج ثم صورة ثم تحميل من الكمبيوتر، واجعل الصورة أمام النص. ويعمل زر «نسخ الصورة» أيضًا: الصقها بالضغط على Ctrl+V.
أختام بالعربية والإنجليزية أو باللغتين
يكتب محرك النصوص في متصفحك الحروف العربية، فتتصل الحروف اتصالًا صحيحًا ويسير السطر من اليمين إلى اليسار، حتى على منحنيات الختم الدائري، إذ تُثنى الكلمة كاملة حول الدائرة ولا تُوضع حرفًا حرفًا. ويضع قالب «عربي وإنجليزي» اسم الشركة بالعربية في الأعلى وبالإنجليزية في الأسفل، والمدينة باللغتين في الوسط، كما تفعل شركات كثيرة في الإمارات والسعودية. ولا يُطبَّق تباعد الحروف على المنحنى إلا على الإنجليزية، لأن الحروف العربية يجب أن تبقى متصلة. وتختلف الخطوط قليلًا بين الأجهزة، فراجع المعاينة قبل التنزيل.
المقاس والدقة والخطوط والحبر
يكون قطر ختم الشركة الحقيقي عادة بين 38 و45 مم، أو عرضه نحو 50 إلى 65 مم إذا كان مستطيلًا. حدّد المقاس بالمليمتر وستحتفظ به كل الملفات المنزّلة. وصورة PNG بدقة 600 نقطة في البوصة واضحة على أي صفحة مطبوعة، واختر 1200 للختم الكبير أو للنص الدقيق جدًا، أو 300 لملف صغير يُرسل بالبريد. والخطوط الستة هي التي يوفرها الموقع أصلًا (Inter وLiberation Sans وLiberation Serif وLiberation Mono وCarlito وCaladea) مع خط IBM Plex Sans Arabic للحروف العربية، فلا يُنزَّل شيء إضافي. وتخفف «قوة الحبر» لون الختم ليبقى النص تحته مقروءًا، ويزيل الحبر المطاطي الباهت نقاطًا صغيرة كما تفعل وسادة الحبر القديمة. أما ملف SVG فيبقي النص قابلًا للتعديل للمطبعة، لكنه يستخدم الخطوط المثبتة على الجهاز الذي يفتحه، فاستخدم PNG أو ملف Word عندما يجب أن يطابق الشكل تمامًا.
ما لا تصنعه هذه الأداة
صانع الأختام هذا مخصص للأوراق التجارية والشخصية العادية. لا يقدّم شعارات حكومية أو شعارات دول أو رموزًا وطنية، ولا يصنع أختام المحاكم أو كتّاب العدل أو الشرطة أو الجمارك أو الوزارات أو السفارات أو القنصليات أو البنوك أو جهات التصديق، ولا أي ختم يحمل عبارات مثل «حكومة» أو «وزارة» أو «كاتب العدل» أو «محكمة» أو «شرطة» أو «جمارك» أو «سفارة» أو «مصدق» أو «الختم الرسمي» أو «شعار الدولة» أو ما يقابلها بالإنجليزية. ويكتشف الفحص أيضًا الأخطاء الإملائية الشائعة والحروف المتباعدة أو المفصولة بنقاط والأرقام المكتوبة بدل الحروف والحروف المتشابهة من لغات أخرى. ويمكن لشركات التخليص الجمركي صنع ختم شركتها: عبارات مثل «تخليص جمركي» و«مخلص جمركي» و«Customs Clearance» مسموحة، أما عبارات جهة الجمارك الرسمية فلا. فإذا ظهرت هذه العبارات يتوقف التنزيل وتظهر رسالة توضح السبب. ولا تتضمن الأداة شعارات أي جهات حقيقية، ويمكنك إضافة شعارك أنت فقط، بشرط أن تملكه.
صورة الختم ليست ختمًا رسميًا ولا توقيعًا قانونيًا
صورة الختم تبيّن من أصدر المستند أو ما جرى له، لكنها وحدها لا تثبت شيئًا وليست ختمًا رسميًا. وتطلب بعض الجهات والبنوك ختم الشركة الفعلي أو توقيعًا إلكترونيًا موثقًا، فتأكد مما يقبله المستلم. واستخدام الختم لانتحال صفة شركة أخرى أو جهة حكومية، أو لتعديل مستند أو تزويره، جريمة في الإمارات والسعودية وفي كل دولة تقريبًا، وأنت المسؤول عن طريقة استخدامك لما تصنعه هنا. وللفواتير والإيصالات التي تحمل ختمك: