ماذا يُكتب في صفحة غلاف الفاكس
البيانات المهمة هي التي يحتاجها شخص لا يعرفك في الطرف الآخر: اسم المرسل إليه وقسمه، ورقم الفاكس لديه، واسمك ورقما الفاكس والهاتف لديك، والتاريخ والعدد الكلي للصفحات. عدد الصفحات أنفع سطر في الغلاف، لأن الفاكس الذي تعلق فيه ورقة أو تسقط منه صفحة في الوسط يبدو كاملًا لمن يحمله، فإذا كُتب أن الصفحات 6 ووصلت 5 عرف أن عليه الاتصال بك. والموضوع القصير يساعد القارئ على فرز الفاكس دون قراءته. اجعل الملاحظات قصيرة وعملية، مثل آخر موعد للرد أو اسم من طلب المستندات. الحقول الفارغة تُطبع أسطرًا فارغة، فيمكنك أيضًا طباعة مجموعة من الصفحات وتعبئتها باليد.
أي نموذج تختار
النموذج التجاري يناسب معظم فاكسات الشركات: شعارك أو اسم شركتك في الأعلى، وجدول مرتب بالبيانات، وسطر يطلب الاتصال إذا نقصت صفحات. ويضيف النموذج السري شريطًا أسود عريضًا يلفت النظر على الأجهزة المشتركة، وتنبيهًا يطلب ممن يصله الفاكس بالخطأ إبلاغك وإتلاف الأوراق. أما النموذج الطبي فللعيادات والصيدليات والمختبرات وشركات التأمين التي ما زالت ترسل التحويلات والتقارير بالفاكس، وفيه شريط «معلومات صحية» وتنبيه بالخصوصية. والنموذج الشخصي يحذف حقول الشركة لفاكس واحد من المنزل، مثل نموذج لبنك أو مدرسة. ويتبع النموذج الرسمي أسلوب المراسلات الرسمية في الخليج: جدول بإطار كامل، ورقم مرجعي، وخانة للتوقيع وأخرى للختم.
الفاكسات الطبية والسرية: ما يفعله التنبيه وما لا يفعله
تنبيه السرية يخبر من يقرأ الفاكس بالخطأ بما تتوقعه منه، لكنه لا يقفل المحتوى، وطباعته لا تجعل الفاكس مطابقًا لأي قانون خصوصية أو قاعدة مهنية. ما يحمي المرضى والعملاء هو ما تفعله حوله: تأكد من رقم الفاكس قبل الإرسال، واتصل مسبقًا عندما تكون المستندات حساسة حتى ينتظرها أحد عند الجهاز. لا تكتب الأسماء أو التشخيصات أو أرقام الحسابات على الغلاف نفسه، لأنه الصفحة التي يراها الآخرون غالبًا. وأرسل الصفحات اللازمة فقط. وإذا كانت لجهتك سياسة أو صيغة معتمدة للفاكس، فالصقها في خانة التنبيه لتحل محل صيغتنا.
نموذج فاكس بالعربية أو باللغتين
كثيرًا ما يُنتظر أن تكون الفاكسات الموجهة إلى الوزارات والمحاكم والسفارات والشركات الكبرى في الخليج بالعربية، أو بالعربية والإنجليزية معًا. اختر العربية فتُرتَّب الصفحة كلها من اليمين إلى اليسار، فتظهر عناوين مثل «إلى» و«من» على اليمين وتُرتَّب الخانات بالترتيب العربي، واختر اللغتين فيحمل كل عنوان اسمه بالإنجليزية والعربية. يرسم متصفحك النص العربي بحروف متصلة صحيحة، فيُطبع سليمًا على أي جهاز، ويمكنك الجمع بين العربية والإنجليزية في الحقل نفسه. تُكتب أرقام الفاكس والتواريخ بالأرقام الغربية التي يقرؤها كل موظف فاكس. ويحافظ ملف Word على الترتيب نفسه من اليمين إلى اليسار ليعدّله السكرتير لاحقًا.
إرسال الفاكس والحفاظ على خصوصية بياناتك
ضع صفحة الغلاف المطبوعة فوق مستندك في جهاز الفاكس، وإذا كنت ترسل من الحاسوب أو عبر خدمة فاكس إلكترونية فضع ملف PDF قبل صفحاتك الأخرى. تستطيع أداة تحويل PDF إلى فاكس أن تأخذ هذا الغلاف ومستندك معًا وتحوّلهما إلى ملف واحد بالأبيض والأسود بدقة الفاكس، مع عدد الصفحات ومدة الإرسال التقديرية. أجهزة الفاكس تطبع بالأبيض والأسود، فتصل الشعارات الملونة نقاطًا رمادية، والشعار البسيط الداكن هو الأوضح. كل ما تكتبه يبقى في نافذة المتصفح وتُنشأ الملفات على جهازك. وإذا اخترت تذكّر بيانات المرسل فإنها تُحفظ في هذا المتصفح فقط لتجهز الصفحة التالية في ثوانٍ.